Implementación del proceso de compras en SAP Business One

Abstract

La Empresa, S.A. ha aprobado recientemente el proyecto del flujo de compras en SAP Business One, como iniciativa del área financiera para brindar trazabilidad de las transacciones de las áreas de compras de abastecimiento y compra de producto inventarios. La Empresa, S.A. ya cuenta con el ERP, SAP Business One, sin embargo, no se está sacando provecho de la inversión realizada hace 5 años. Este proyecto dará como resultado el diseño del flujo de compras, con niveles de autorización en SAP Business One, proporcionando visibilidad al área financiera del flujo de efectivo y los compromisos de la empresa, así como a las diferentes áreas funcionales de planificar sus gastos. Si bien se realizan compras actualmente en la organización, no se tiene un proceso estándar, no hay autorizaciones, se generan compromisos de pago sin analizar la necesidad de compra, se incurre en gastos adicionales por retraso en el pago, entre otros, por lo que el nuevo proceso permitirá tener orden en el proceso y planificación de las compras. El aprovechar las funcionalidades estándar de SAP Business One, garantiza el control de las operaciones para las organizaciones, con posibilidades de ahorros con la aplicación de economía de escala al tener conocimiento de todas las compras realizadas en la organización. Así mismo, reduce los costos asociados con pérdidas o desperdicios de un proceso que no está definido. La correcta planificación del proyecto proporcionará un proceso estandarizado para la gestión de gastos, en el que se brindará la trazabilidad de toda solicitud hasta el pago, con niveles de autorización en los diferentes roles establecidos, con una correcta segregación de funciones.