Gestoría con papel cero

Abstract

El presente trabajo versará sobre un sistema al que he denominado “GESTORIA CON PAPEL CERO”. Este sistema consiste en la instauración de métodos telemáticos en la, si fuera posible, totalidad de procesos que se realizan dentro de una gestoría administrativa. La idea inicial parte de instalar un sistema de trabajo similar al que, con mayor o menor éxito, está empleando la banca en la actualidad y ver si éste puede ser implantado en nuestro campo. No debemos tomarnos el título de este trabajo de forma literal, puesto que es obvio que múltiples actividades de las desarrolladas en la gestoría administrativa necesariamente tienen que seguir siendo en papel, como son la tramitación de escrituras notariales o diversos trámites con la Dirección General de Tráfico y sus Jefaturas Provinciales, pero sí en el sentido de reducirlo en la mayor medida posible. Utilización de herramientas de telecomunicación tales como el email o el WhatsApp ya están instalados en nuestro día a día y es imprescindible introducirlos en nuestro marco laboral para las comunicaciones con clientes y proveedores e, incluso, entre nuestros trabajadores. Pero no solo hablaremos de comunicación entre partes, sino también de los trámites a realizar. Utilizar herramientas de escaneo, de gestión de documentos, de almacenamiento en la nube, sistemas de cita previa, etcétera, que permitan a nuestros clientes compartir con nosotros cualquier documento en cualquier parte del mundo y a nosotros, poder acceder a los mismos de la misma manera y, a la vez, una perfecta organización ya que desaparecen los imprevistos. Son, precisamente, estos tres agentes los que intervienen en el campo de actividad de la gestoría administrativa y, por tanto, seran los tres puntos de vista desde donde estudiaremos cuáles son las ventajas, los inconvenientes y su adaptabilidad a un entorno más tecnológico. Mediante la realización de encuestas dirigidas a un público que se ha distribuido entre esos tres grupos mencionados anteriormente: usuarios/clientes de gestoría administrativa, trabajadores de despachos profesionales multidisciplinares y gerentes/directores de esos despachos profesionales, hemos obtenido una serie de resultados que nos arrojarán algo de luz sobre las diferentes cuestiones que se nos plantea a la hora de digitalizar una gestoría administrativa.